Optimal Excel Dosyası

OPTİMAL BİR EXCEL DOSYASI İÇİN ALTIN KURALLAR

Hızlı etkin bir dosya için yapılması gerekenler:

  •  Ham verileri veri tabanı mantığında hazırlayın.
  • Yeterince az sayfa / az Excel kitabı kullanın.
  • Verilerinizin sütun başlıklarını kalın (bold) olarak biçimlendirin.
  • Verilerinizin arasında boş satır ve sütun bırakmayın. Hücre birleştirmelerinden kaçının.
  • Verilerinizin sıralı olmasına dikkat edin.
  • Gün, Ay, yıl için başlıklarınızı gerçek tarih kullanarak elde edin. Örneğin sütun başlığı Ocak olacaksa, 01.01.2013 olarak girip, biçimlendirmeyi “aaaa” olarak yapın.
  • Birçok hücrede yer alması gereken ifadeleri bir hücreye girmeyin. Bunlara diğer hücrelere paylaştırarak girin. Örneğin, bir hücreye Mustafa Kemal Atatürk yazmak yerine her      hücreye bunları ayrı ayrı yazmak daha uygundur. Çünkü ileride birleştirilmesi gerekiyorsa kolay bir formülle birleştirilmesi mümkünken tersini yapmak pek kolay olmamaktadır.
  • Aşağıdaki formül yapıları hızlı hesaplamaları etkilediği için alternatiflerini kullanmaya çalışın.
  •  Dizi (Array) formülleri yerine VERİTABANI (DATABASE) fonksiyonları, ÖZET TABLO ( PIVOT TABLE ) kullanın.
  • Topla.Çarpım (Sumproduct) fazla kriterli toplama ve sayma yerine yerine VERİTABANI (DATABASE) fonksiyonları, ÖZET TABLO ( PIVOT TABLE ) kullanın.
  •  KTF (UDF) Kullanıcı Tanımlı Fonksiyonlar yerine yerleşik fonksiyonların kullanılması tercih edilmeli ancak pek çok karmaşık yerleşik fonksiyonlarla yapılmış bir formül için etkin bir KTF yazma yeteneğiniz varsa bunu tercih etmeniz gerekir.
  •  Oynak (Volatile) fonksiyonlarına mümkün olduğu kadar az hücrede yer verin. Örneğin, bir      çok hücrede Bugün() yazmak yerine, tek bir hücrede bunu yazıp diğer formüllerin bu hücreye refere etmesini sağlayın.
  •  Arama (Lookup) fonksiyonları yerine VERİTABANI (DATABASE) fonksiyonlarını kullanın.
  • Veri tablonuz formüllerin üstünde yer almalıdır. Yani Veriler yukarıdaki satırlarda hesaplama yapacak formüller aşağıdaki satırlarda yer almalıdır. Ancak ham verileriniz çok alan tutuyorsa verilerinizi ayrı bir sayfada bulundurun.
  • Ham veri tablonuzu dikey olacak şekilde ve az sütun, daha çok satırda yer alacak şekilde dizayn edin.
  • Gereksiz hesaplamaları yapmayacak şekilde formüllerin mümkün olduğu kadar basit olmasını sağlayın. Eğer formüllerin içinde sabitler varsa bunları daha önceden hesaplayıp formüllerin      içine koymak gerekir. Aksi takdirde bu sabitlerin hesaplanmalarını da formülün içine koyduğumuzda formül her seferinde hesaplama yapacaktır. Bu da istenen bir durum değildir.
  • Formüllerin basit olması bir  taraftan onları anlaşılır bir hale getirdiği gibi, ayrı olarak      adlandırılmış hücrelerde parçalı halde olması, onları iç içe yazıp kompleks bir formül haline getirilmesinden daha hızlı çalışırlar.
  • Formüllerde belirtilmiş aralıkların veriden daha fazla alanı kapsamaması gerekir. Örneğin A1:A100 gibi formülde kullanılacak bir aralık için A1:A5000 gibi bir aralık  verilmemesi gerekir. Bu tür durumlar için dinamik alan kullanılması daha yararlı olur.
  • Tools > Options >  Calculuate Automatic Except Tables Calculation seçeneğinin seçili      olmasında yarar vardır.

You may also like...

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Şu HTML etiketlerini ve özelliklerini kullanabilirsiniz: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>