Optimal Excel Dosyası

OPTİMAL BİR EXCEL DOSYASI İÇİN ALTIN KURALLAR

Hızlı etkin bir dosya için yapılması gerekenler:

  •  Ham verileri veri tabanı mantığında hazırlayın.
  • Yeterince az sayfa / az Excel kitabı kullanın.
  • Verilerinizin sütun başlıklarını kalın (bold) olarak biçimlendirin.
  • Verilerinizin arasında boş satır ve sütun bırakmayın. Hücre birleştirmelerinden kaçının.
  • Verilerinizin sıralı olmasına dikkat edin.
  • Gün, Ay, yıl için başlıklarınızı gerçek tarih kullanarak elde edin. Örneğin sütun başlığı Ocak olacaksa, 01.01.2013 olarak girip, biçimlendirmeyi “aaaa” olarak yapın.
  • Birçok hücrede yer alması gereken ifadeleri bir hücreye girmeyin. Bunlara diğer hücrelere paylaştırarak girin. Örneğin, bir hücreye Mustafa Kemal Atatürk yazmak yerine her      hücreye bunları ayrı ayrı yazmak daha uygundur. Çünkü ileride birleştirilmesi gerekiyorsa kolay bir formülle birleştirilmesi mümkünken tersini yapmak pek kolay olmamaktadır.
  • Aşağıdaki formül yapıları hızlı hesaplamaları etkilediği için alternatiflerini kullanmaya çalışın.
  •  Dizi (Array) formülleri yerine VERİTABANI (DATABASE) fonksiyonları, ÖZET TABLO ( PIVOT TABLE ) kullanın.
  • Topla.Çarpım (Sumproduct) fazla kriterli toplama ve sayma yerine yerine VERİTABANI (DATABASE) fonksiyonları, ÖZET TABLO ( PIVOT TABLE ) kullanın.
  •  KTF (UDF) Kullanıcı Tanımlı Fonksiyonlar yerine yerleşik fonksiyonların kullanılması tercih edilmeli ancak pek çok karmaşık yerleşik fonksiyonlarla yapılmış bir formül için etkin bir KTF yazma yeteneğiniz varsa bunu tercih etmeniz gerekir.
  •  Oynak (Volatile) fonksiyonlarına mümkün olduğu kadar az hücrede yer verin. Örneğin, bir      çok hücrede Bugün() yazmak yerine, tek bir hücrede bunu yazıp diğer formüllerin bu hücreye refere etmesini sağlayın.
  •  Arama (Lookup) fonksiyonları yerine VERİTABANI (DATABASE) fonksiyonlarını kullanın.
  • Veri tablonuz formüllerin üstünde yer almalıdır. Yani Veriler yukarıdaki satırlarda hesaplama yapacak formüller aşağıdaki satırlarda yer almalıdır. Ancak ham verileriniz çok alan tutuyorsa verilerinizi ayrı bir sayfada bulundurun.
  • Ham veri tablonuzu dikey olacak şekilde ve az sütun, daha çok satırda yer alacak şekilde dizayn edin.
  • Gereksiz hesaplamaları yapmayacak şekilde formüllerin mümkün olduğu kadar basit olmasını sağlayın. Eğer formüllerin içinde sabitler varsa bunları daha önceden hesaplayıp formüllerin      içine koymak gerekir. Aksi takdirde bu sabitlerin hesaplanmalarını da formülün içine koyduğumuzda formül her seferinde hesaplama yapacaktır. Bu da istenen bir durum değildir.
  • Formüllerin basit olması bir  taraftan onları anlaşılır bir hale getirdiği gibi, ayrı olarak      adlandırılmış hücrelerde parçalı halde olması, onları iç içe yazıp kompleks bir formül haline getirilmesinden daha hızlı çalışırlar.
  • Formüllerde belirtilmiş aralıkların veriden daha fazla alanı kapsamaması gerekir. Örneğin A1:A100 gibi formülde kullanılacak bir aralık için A1:A5000 gibi bir aralık  verilmemesi gerekir. Bu tür durumlar için dinamik alan kullanılması daha yararlı olur.
  • Tools > Options >  Calculuate Automatic Except Tables Calculation seçeneğinin seçili      olmasında yarar vardır.

admin

Kamuda, yurt içi ve yurt dışı görevlerde 37 yıl çalışmamın ardından 2013 yılında emekli oldum. 1989 yılında hem bilgisayarla ve hem de Lotus123 tanıştım. İşlerimi yapmada pek çok programdan yararlandım. En son Microsoft Office ile devam ettim. Çalışma hayatımda, Microsft Office bana çok yardımcı Olmuştur. Özellikle Excel ile ve Acces ile veri tabanlarımın tutulmasından analizlerine kadar, Word ile yazışmalarımın yapılmasında, sunumlarım için ise Power Point etkin araçlar olmuştur. Excel, bana çalışmalarımda etkin, doğru ve hızlı sonuçlar elde etmemi sağlamıştır. Çalışma hayatımda bu durum, Bilgi İşlem Bölümünün bana sağlayamayacağı kadar kolaylıklar ve en önemlisi bana hazır olarak gelen programları test etme ve kullanabilirliklerinin ortaya çıkarılmasında oldukça yararları olmuştur. Yılların bana verdiği bu deneyimlerle ve değişik alanlarda üyesi olduğum sitelerden gelen sorulara verdiğim yanıtlarla oluşturduğum çalışmalarımı paylaşmaya çalışıyorum. Bu konuda hep fikrim sorulmuştur. Nasıl bir yol izlenmesini önerirsiniz gibi. Önerim şu; İşinizi iyi, doğru ve hızlı yapmak mı istiyorsunuz? O zaman bu tür ofis programlarını iyi kullanmaya bakınız. Kimse sizden programcı olmayı beklemiyor. Programcılar da kafanızdaki problemi ve işinizi tam olarak bilemeyeceklerinden size üretilen programlar; arzu ettiğiniz biçimde olmayabilirler. Yine programcılar programlarını yapsınlar. Ancak, programda bir hata veya arıza olduğunda hazırlıklı değilseniz., yarı yolda kalırsınız. O zaman ne yapacaksınız? Programcıları mı arayacaksınız.? Bunu yapan programcı da bu işe bakmıyor veya ayrılmış olabilir. Bu durumda kendinize güveneceksiniz. Çünkü sizin bir çalışmanız vardır. Bu amatörce de olsa sizi yarı yolda bırakmayacaktır. Umarım bu sitede eklediğim dosya ve bilgiler, kullanıcılara ve ziyaretçilere yararlı olur. Saygılarımla... İdris SERDAR

You may also like...

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Şu HTML etiketlerini ve özelliklerini kullanabilirsiniz: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>